Nie odkładaj dostosowania SAP do KSeF

Zgodnie ze zmianami, które wejdą w życie z początkiem 2024 roku, każdy przedsiębiorca będzie miał obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Głównym założeniem wprowadzanych zmian jest udostępnianie i archiwizowanie faktur elektronicznych posiadających ustrukturyzowany format XML, zawierający obligatoryjne dane, które muszą znaleźć się na fakturze, zgodnie z udostępnionym przez Ministerstwo Finansów schematem. Dokumenty przesyłane za pomocą KSeF są opatrzone unikalnymi numerami ID i weryfikowane pod kątem zgodności z określonym wzorem zgodnym ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1) opublikowanej w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych.

W związku z tym, podmioty, które korzystają z SAP muszą dostosować system do przesyłania faktur do KSeF, w oczekiwanym przez Ministerstwo formacie.

Chociaż rozwiązanie jest obecnie dobrowolne i możliwe jest wystawianie faktur w dotychczasowej formie (papierowo lub elektronicznie), nie warto odkładać integracji własnych systemów z platformą KSeF. Z uwagi na szeroki zakres czynności, których wymagają wprowadzane przez ustawodawcę zamiany, warto zacząć przygotowania z wyprzedzeniem. Zapewni to czas na dokładną weryfikację prawidłowości procesów, ewentualnie poprawki i dostosowanie rozwiązania do potrzeb firmy.

Doświadczenia podmiotów, które rozpoczęły wdrażanie zmian jeszcze na początku 2022 pokazują, że proces dostosowań do KSeF jest długotrwały i angażuje wiele komórek biznesowych. To projekt natury nie tylko informatycznej, ale również procesowej i organizacyjnej, angażujący znaczną część zasobów osobowych i bardzo często rozpoczynający dyskusję o wprowadzeniu istotnych zmian dla organizacji, zarówno wewnętrznie jak i w komunikacji i współpracy z kontrahentami. 

Co daje wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur:

• zwiększenie efektywności w obiegu dokumentów – po stronie przedsiębiorstw,
  jak i organów podatkowych,
• zmniejszenie czasu i obniżenie wydatków poświęconych na obsługę dokumentów księgowych,
• brak ryzyka zagubienia dokumentu,
• skrócenie czasu oczekiwania na otrzymanie faktur,
• brak konieczności wystawiania duplikatów, archiwizacji dokumentów lub wyeliminowanie błędów z uwagi na jeden ustalony wzór faktury,
• skrócenie czasu oczekiwania na zwrot VAT - z 60 do 40 dni.

IPOPEMA Business Consulting przygotowała autorskie rozwiązania do obsługi wysyłki i odbioru faktur zgodnie z wymogami KSeF – kokpit e-Faktura.

Wysyłka faktur sprzedaży z SAP do KSeF

Kokpit eFaktura to narzędzie pozwalające na komunikację pomiędzy systemem SAP
a KSeF, które umożliwia nie tylko bieżące wysyłanie faktur, wizualizację danych wysłanych do KSeF ale także monitorowanie i raportowanie poprawności procesu.
Rozwiązanie w pełni spełnia wymogi prawne zawarte w ustawie o KSeF.

Pobieranie faktur zakupu z KSeF

Rozwiązanie do pobierania faktur zakupu z systemu KSeF do SAP zostało zbudowane w środowisku systemu SAP w postaci dedykowanego programu i transakcji. Narzędzie można uruchomić ręcznie, ale również możliwe jest uruchamianie automatyczne, o określonych odstępach czasowych (np. raz na godzinę, raz na dobę etc.). Po uruchomieniu programu możliwe jest wprowadzenie filtrów ograniczających dokumenty, które zostaną pobrane z systemu KSeF do SAP, np. zakres dat dokumentów czy zakres dostawców. Oryginalny plik XML z danymi faktury oraz obraz faktury w formacie HTML podłączany jest do dokumentu a rozwiązanie daje możliwość przeglądania faktur pobranych z KSeF.
 

Porozmawiajmy 

Radosław Tartas
Lider obszaru automatyzacji procesów
+48 667 980 482
radoslaw.tartas@ipopema.pl