Załączniki a KSeF

Wiele faktur sprzedaży i zakupu posiada załączniki, które są niezbędne lub pomocnicze w procesie wystawienia, akceptacji, księgowania i płatności faktur.

Z uwagi na fakt, że platforma KSeF nie przewiduje możliwości dołączania załączników do faktur ustrukturyzowanych, wszelkie dodatkowe dokumenty do faktury trzeba będzie przekazać kontrahentowi poza platformą KSeF. Należy zatem zastanowić się nad sposobem wymiany załączników z klientami i dostawcami.

Możliwe jest użycie różnych sposobów wymiany załączników pomiędzy dostawcami i nabywcami jak np.:

1. Załączniki papierowe – dostawca podaje na pierwszej stronie dokumentu załącznika numer faktury sprzedaży lub numer KSeF faktury. Po otrzymaniu załącznika nabywca będzie w stanie odszukać i powiązać dokument papierowy z fakturą otrzymaną z platformy KSeF. Powiązanie  może odbyć się ręcznie lub też z użyciem technologii OCR (optycznego rozpoznawania znaków) - co znacznie skraca i upraszcza proces.
2. Załączniki przesyłane mailowo - w momencie wysyłania faktury sprzedaży z systemu finansowego lub billingowego do KSeF – system sprawdza czy pod dokument sprzedaży podpięte są jakieś załączniki i wysyła je na wskazany dedykowany adres mailowy podany w definicji nabywcy. W tytule maila umieszczany może być numer faktury sprzedaży lub numer KSeF faktury. Możliwe jest też ręczne wysłanie maila z załącznikiem. Analogicznie jak w punkcie powyżej powiązanie załącznika otrzymanego mailem z fakturą pobraną z KSeF można wykonać ręcznie lub z użyciem technologii OCR.
3. Platforma pośrednicząca – dostawca umieszcza załączniki w repozytorium (archiwum) elektronicznym dostępnym przez Internet (jako wzór mogą posłużyć platformy Dropbox.com czy WeTransfer.com). W pliku XML z fakturą, przesyłanym do KSeF, umieszczany jest link do tego załącznika (w uzgodnionym polu np. DodatkowyOpis). Pozwala to nabywcy podpiąć automatycznie link do załącznika w swoim systemie ERP/FK lub pobrać załącznik i zapisać w wewnętrznym archiwum elektronicznym

Jak widać sposobów obsługi załączników jest wiele i tylko od decyzji dostawcy i nabywcy zależy na który się zdecyduje. Przy wyborze docelowego rozwiązania należy wziąć pod uwagę takie aspekty jak:

• Procentowy udział faktur posiadających załączniki (im więcej faktur posiada załączniki tym bardziej zasadne wydaje się wykorzystanie technologii OCR lub platformy pośredniczącej)
• Gotowość do uzgodnienia jednolitego sposobu wymiany załączników (różni dostawcy i nabywcy mogą preferować różną formę)
• Możliwość wykorzystania elektronicznej platformy pośredniczącej (nie każda z firm taką posiada, wchodzą też w grę kwestie bezpieczeństwa, itp.)

Jeśli chcieliby Państwo poznać więcej szczegółów możliwych rozwiązań obsługi załączników – zapraszamy do kontaktu.

Radosław Tartas
Lider obszaru automatyzacji procesów
+48 667 980 482
radoslaw.tartas@ipopema.pl